Privacyreglement at.groep
In dit privacyreglement laat at.groep aan u zien op welke manier het dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen u, als klant, en ons, als re-integratiebedrijf en jobcoachorganisatie, en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Re-integratiebedrijven en jobcoachorganisaties zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, decentralisaties en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vindt at.groep het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop at.groep met persoonsgegevens omgaat, en de privacy te waarborgen.
1. Wetgeving en definities
Tot 25 mei 2018 had elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
In de AVG wordt een aantal begrippen gebruikt (Artikel 4, AVG). Ter verduidelijking staat hieronder een uitleg van deze begrippen:
Persoonsgegevens:
Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die bijvoorbeeld gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het burgerservicenummer (BSN).
Gegevens over gezondheid:
Persoonsgegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen.
Bestand:
Iedere gestructureerde verzameling van persoons-gegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk is.
Betrokkene:
De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker:
De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Ontvanger:
De persoon of organisatie aan wie of waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke:
Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking:
Een verwerking is alles wat je, al dan niet geautomatiseerd, met een persoonsgegeven doet, zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en wissen of vernietigen.
Toestemming:
Een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling, waarmee de betrokkene de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens aanvaardt.
2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens, alsook de verwerkingen van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen door alle diensten, afdelingen en medewerkers van at.groep. Oftewel, op alle verwerkingen die binnen at.groep plaatsvinden.
3. Verantwoordelijke
De directie van at.groep is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens at.groep worden uitgevoerd.
4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
* Verzamelen, vastleggen, ordenen en structureren;
* Bewaren, bijwerken en wijzigen;
* Opvragen, raadplegen en gebruiken;
* Verstrekken door middel van doorzending;
* Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;
* Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;
* Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Wet langdurige zorg, Wet maatschappelijke ondersteuning of de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.
Doeleinden
De doeleinden van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:
* Een goede uitvoering van de dienstverlening die door de organisatie wordt verleend.
* Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de organisatie.
* Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole.
* Het financieel afhandelen van de geboden dienstverlening aan de klant met UWV of gemeente.
* Het verantwoorden van de organisatie aan de klant, UWV of gemeentes en aan de overheid conform dit reglement, de van kracht zijnde wettelijke verplichtingen.
* Het evalueren en onderzoeken van de dienstverlening.
at.groep zal geen persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan hierboven genoemd.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
* wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking;
* voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de betrokkene onderdeel is;
* om een verplichting na te komen die in de wet staat;
* om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
* voor de goede vervulling van een taak van algemeen belang;
* voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het verwerken alleen toegestaan is indien de verwerking in overeenstemming is met de wet, en deze op een zorgvuldige wijze geschiedt. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel kan worden bereikt, moet daar altijd voor gekozen worden.
at.groep zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt at.groep alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe at.groep dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van at.groep en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
De persoonsregistratie(s) kan/kunnen ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:
* personalia/identificatiegegevens;
* financiële/administratieve gegevens;
* gezondheidsgegevens.
Bijzondere gegevens over bijvoorbeeld taalachterstand mogen alleen worden geregistreerd wanneer dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de begeleiding en de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Hoe worden de gegevens bewaard?
De gegevens worden deels op schrift bewaard in een dossier en deels in een automatiseringssysteem. Desgewenst kan aan de betrokkene getoond worden wat at.groep over hem/haar heeft geregistreerd. De registratie door at.groep is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of goede zeden.
Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
at.groep geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.
5. Transparantie en communicatie
Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
at.groep informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan at.groep geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop at.groep met persoonsgegevens om zal gaan.
Klant
at.groep informeert de klant tijdens het intakegesprek en door middel van de Algemene leveringsvoorwaarden dat er persoonsgegevens worden geregistreerd en over het bestaan van het privacyreglement. De klant kan bij de directie een exemplaar van het privacyreglement opvragen. Daarnaast is het privacyreglement digitaal beschikbaar via de website van at.groep.
De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat at.groep persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Soms worden de kosten voor begeleiding betaald door een ander, bijvoorbeeld de gemeente of het UWV. at.groep houdt de opdrachtgever tijdens de duur van de begeleiding op de hoogte van de voortgang. Dat doet at.groep op hoofdlijnen, niet op details of op de inhoud van de begeleiding. Van de meeste schriftelijke rapportages wordt betrokkene op de hoogte gesteld door at.groep middels een afschrift. Desgewenst kunnen ook de korte, tussentijdse rapportages die at.groep voor de opdrachtgever maakt, door de betrokkene worden ingezien.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
Verstrekking van gegevens van klanten binnen de organisatie (Artikel 28, 29, AVG)
Binnen de organisatie van de verantwoordelijke kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is.
Verstrekking van gegevens van klanten buiten de organisatie (Artikel 6, AVG)
Buiten at.groep kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, aan:
* degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
* organen genoemd in de Zvw, Wlz, WMO, aan het ministerie van VWS en aan de Dienst Justitiële inrichtingen, ten behoeve van de financiering van de hulpverlening;
* het UWV of gemeenten;
* Veilig Thuis, indien er sprake is van vermoedens van kindermishandeling en van vermoedens van huiselijk geweld waarbij alleen meerderjarigen zijn betrokken, conform artikel 5.2.6 van de Wmo 2015.
Verder verstrekt at.groep geen informatie over de betrokkene aan derden (anderen buiten de eigen organisatie). Daar wijkt at.groep alleen van af als de betrokkene at.groep daar schriftelijke toestemming voor geeft en het in het belang is voor de begeleiding, bijvoorbeeld voor een test of een cursus/opleiding.
Als de betrokkene tijdens de duur van de begeleiding op initiatief van at.groep ergens anders scholing volgt, een test doet of andere begeleiding krijgt, dan is at.groep er verantwoordelijk voor dat zijn/haar privacy ook door die andere organisaties wordt beschermd en dat ook zij dit privacyreglement en geheimhouding van alle gegevens naleven.
Verwijdering (Artikel 5, AVG)
at.groep bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Bewaartermijn klantgegevens
Voor persoonsgegevens van klanten wordt de wettelijke bewaartermijn aangehouden.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van de betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
· Recht op informatie:
Betrokkenen hebben het recht om aan at.groep te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
· Inzagerecht:
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
· Correctierecht:
Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij at.groep om dit te corrigeren.
· Recht van verzet:
Betrokkenen hebben het recht aan at.groep te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te verwerken.
· Recht om vergeten te worden:
In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
· Recht op bezwaar:
Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. at.groep zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde belangen zijn voor de verwerking.
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. at.groep heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal at.groep laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij at.groep, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan at.groep aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
6. Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen.
Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. Artikel 22.2 geeft aan aantal uitzonderingen:
* Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke;
* Toegestaan door Nederlands of EU-recht;
* Na toestemming van de betrokkene.
at.groep maakt geen gebruik van profilering.
Inzet van camera’s
at.groep maakt geen gebruik van cameratoezicht.
7. Plichten van at.groep
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
at.groep is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan at.groep de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
* De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.
* De doelen van de verwerking.
* Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen.
* Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens.
* Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie.
* De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist.
* Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel Privacy Impact Assessment (PIA) genoemd, worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. at.groep voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt of wanneer het verwerken van persoonsgegevens een kernactiviteit van het bedrijfsproces is. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
at.groep heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van afdelingen of teams overneemt. Afdelingen of teams hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen die door at.groep zijn opgesteld op het gebied van privacy.
Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen met de functionaris voor gegevensbescherming van at.groep via: administratie@at-groep.nl.
Beveiliging (Artikel 32, AVG)
at.groep treft passende technische en organisatorische maatregelen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan, zoals:
* Het toekennen van individuele gebruikersrechten door middel van persoonsgebonden wachtwoorden en het voeren van een wachtwoordbeleid.
* Het maken van een dagelijkse back-up van automatiseringsprogramma’s.
* Het achter slot en grendel bewaren van persoonsgegevens.
at.groep beschikt over procedures voor het periodiek testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de beveiligingsmaatregelen.
Datalekken (Artikel 33, 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, maar ook wanneer persoonsgegevens tijdelijk niet beschikbaar zijn, zoals bij een internetstoring. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, meldt at.groep dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen aan de AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt at.groep dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Afsluiting
Als at.groep een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van at.groep worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist de directie van at.groep. De klachtenregeling van at.groep kan worden opgevraagd bij de directie en is beschikbaar via de website van at.groep.
Versie 1.0 februari 2022
